Zasada 5S, czyli sposób na porządek w biurze i na produkcji
Opublikowano: 7 lutego 2018

Utrzymanie porządku w miejscu pracy jest bardzo ważne w każdej branży. Trudno wyobrazić sobie urząd, gdzie panuje chaos w dokumentacji. Podobnie jest z produkcją, gdzie codziennie odbywa się wiele procesów w jednym czasie. Ład jest wówczas bardzo wskazany. Osiągnąć taki stan rzeczy pozwala zasada 5S. Co się w niej zawiera i w jaki sposób przekłada się na efektywniejsze zarządzanie przedsiębiorstwem?

5S jako podstawa działań Kaizen

Zasada 5S określana bywa mianem technik, których głównym celem jest stworzenie i utrzymanie jak najlepszej jakości stanowiska pracy. Dzięki ich wdrożeniu możliwe jest utrzymanie porządku, co przekłada się na lepsze wykonywanie codziennych obowiązków. Tego rodzaju metody stanowią jedno z najważniejszych narzędzi Lean Management i Manufacturing albowiem bezpośrednio wiążą się z dobrą organizacją miejsca pracy i jednocześnie ze zwiększoną stabilnością procesów. Bardzo często techniki 5S wdrażane są w firmach o profilu usługowym i produkcyjnym, stanowiąc tym samym wstęp do działań Kaizen.

Co zawiera się w technikach 5S?

Nazwa 5S pochodzi od pięciu japońskich słów rozpoczynających się właśnie na tę literę. Dla ułatwienia zostały one w taki sam sposób przetłumaczone na język polski. Zalicza się do nich: sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina. Każdy etap zostanie teraz pokrótce scharakteryzowany, aby łatwiej można było zrozumieć jego istotę.

• Sortowanie – wyodrębnienie ze stanowiska pracy wszystkiego co jest niepotrzebne do jej wykonywania. Nieużywane narzędzia i nadmierne materiały powinny zostać całkowicie wyeliminowane.
• Systematyka – wszystkie używane materiały, narzędzia, dokumenty i inne ważne elementy stanowiska pracy powinny zostać dokładnie opisane w taki sposób, aby ich zlokalizowanie i zidentyfikowanie było proste i szybkie dla każdego z pracowników.
• Sprzątanie – należy najpierw dokładnie określić kiedy i co trzeba sprzątać, a także kto jest odpowiedzialny za porządek w wybranym miejscu. Ten etap powinien zostać połączony z inspekcją, co pozwala wykryć wystąpienie usterek czy uszkodzeń.
• Standaryzacja – konieczne jest wdrożenie konkretnych standardów dla pierwszych trzech etapów. W praktyce oznacza to zastosowanie kolorów, oznaczeń, harmonogramów, schematów, instrukcji, list kontrolnych czy map obszarów roboczych oraz zdjęć stanu idealnego. Potrzebna będzie również lista obowiązków wszystkich pracowników. Standardy muszą być jasne, zrozumiałe i wizualne.
• Samodyscyplina/samodoskonalenie – utrzymanie wprowadzonych działań, pilnowanie wywiązywania się z przydzielonych obowiązków. Jeden z najważniejszych etapów, bez którego trudno mówić o dobrej organizacji pracy.

Techniki 5S to nie jedyna metoda na usprawnienie zarządzania procesami biznesowymi. Inne z nich możemy poznać dzięki innbusiness.pl. Niemniej, nie da się prawidłowo prowadzić firmy bez ich zastosowania. Dopiero na ich bazie wdraża się bowiem kolejne zmiany i planuje pracę.